Ein Newsletter System aufzusetzen ist einfach, was kann dabei schon schief gehen?
Heutzutage scheint es einfach und komfortabel ein Newsletter System aufzubauen, richtig? Man wählt einfach einen Provider anhand der zu erwartenden Kosten, ein/zwei nice-to-have Features, registriert einen Account, bindet ein Formular auf der Webseite ein und schon kann es mit dem erfolgreichen List-Building und Verkaufen losgehen. Das ist der Punkt an dem bzw. nach dem die meisten Guides ansetzen und erzählen, die man erfolgreich seine E-Mail-Liste aufbaut, sowie das optimale E-Mail-Template, welches am besten konvertiert.
Was oft vergessen oder bewusst ausgelassen wird, sind die weniger sexy wirkenden technischen Voraussetzungen zum erfolgreichen Betreiben von Newsletter Systemen als auch das Managen der langfristigen E-Mail-Reputation. Viel zu wenig wird im E-Mail-Marketing darüber geredet wie Spam Filter funktionieren, welche Auswirkungen Spam-Fallen haben können oder wie man die E-Mail-Zustellbarkeit dauerhaft hochhält.
Wir weisen darum immer wieder auf ein paar technische, aber wichtige Faktoren des Newsletter-Marketings hin, die unabdinglich sind, um langfristig erfolgreich Emails verschicken und zustellen zu können. Über diese wenigen Schritte hinwegzusehen kann folgen bei der Zustellbarkeit nach sich ziehen und langfristig nicht nur Frustration, sondern auch Kosten, verbunden mit hohen Anstrengungen verursachen.
Was sind die Haupt Gründe für schlechte E-Mail-Zustellbarkeit?
Schlechte E-Mail-Zustellbarkeit kann eine Vielzahl an Gründen haben. Warum Emails nicht in den gewünschten Postfächern landen, lässt sich jedoch in folgende Kategorien einteilen:
- Infrastruktur
- Authentifizierung
- Ruf / Reputation
- Inhalt und Aufmachung
Der Unterschied zwischen E-Mail-Zustellung und E-Mail-Zustellbarkeit
Auch wenn auf den ersten Blick kein oder kaum ein Unterschied zwischen der Zustellung und der Zustellbarkeit von E-Mails zu bestehen scheint, unterscheidet man technisch doch zwischen den beiden und meint auch verschiedenes.
Bei der Zustellung geht es erstmal nur darum, ob die technischen Voraussetzungen erfüllt sind, dass eine E-Mail an einen Adressaten zugestellt werden kann, während man mit der Zustellbarkeit beschreibt ob gesendete Mails tatsächlich auch in einer Inbox landen.
Um erfolgreich eine Mail an einen Server zu übermitteln, muss z.B. die E-Mail-Adresse eines Empfängers existieren und die IP-Adresse eines Empfangenden Servers darf nicht auf einer Block-Liste stehen.
Eine erfolgreiche Zustellung an den Server meint demnach lange nicht, dass eine Mail auch in der Inbox eines Users landen wird. Bei jedem Anbieter von E-Mail-Postfächern und E-Mail-Diensten (oder auch die eigene IT, beim Betreiben der eigenen E-Mail-Servern) gibt es Policen und Konzepte, die regeln, was mit eingehenden E-Mails passiert. Bei der Zustellbarkeit von E-Mails und gleichermaßen dem Erfolg von Newsletter Kampagnen geht es demnach darum, wie gut man aufgestellt ist, um nicht durch solche Policen aussortiert zu werden.
Um eine hohe Zustellbarkeit von Newslettern zu erreichen, müssen Kriterien wie Versender Identifikation oder Ruf der Versand-Domain gemanagt werden. Wir sprechen hierbei um ein technisches Grundgerüst einerseits und langfristig das Einhalten gewisser Regeln, die beim Versenden von Mails zu beachten sind. So können schlechte Inhalte langfristig die Reputation schädigen, aber ebenso eine schlechte technische Umsetzung der Infrastruktur einen negativen, akkumulativen Einfluss haben.
Wie lässt sich die E-Mail-Zustellbarkeit verbessern?
Nun möchten wir einige Überlegungen anstellen, welche die Entscheidung über einen Newsletter-Anbieter und das initiale Setup des Newsletter-Systems vereinfachen. Sollte das Thema aktuell nicht so präsent sein, empfehlen wir sich eher früher als später mit dem Setup des eingesetzten Newsletter-Systems auseinanderzusetzen. Gerade, wenn es darum geht, konform der aktuellen Datenschutzbestimmungen zu arbeiten und wichtige Versand-, sowie Authentifizierungs-Regeln zu beachten.
Die technische Seite des E-Mail-Versands – E-Mail-Infrastruktur & Authentifizierung
Während erfolgreiches List-Building und der perfekte Inhalt einer Newsletter-Mail eher kreative Tätigkeiten sind, die ebenso zum Erfolg von Newsletter Kampagnen beitragen, ist das Setup der Infrastruktur rein technisch und für viele wohl ein eher trockenes Thema. Gerade darum wird es oft vernachlässigt. Die technische Seite ist allerdings mindestens ebenso wichtig und sollte nicht vernachlässigt werden.
Mit nur wenig technischem Knowhow lassen sich die wichtigsten Einstellungen auch von unerfahrenen Anwendern tätigen. Kommt man gar nicht damit zurecht, lässt sich ggfs. der Support des Newsletter-Anbieters mit einschalten oder ein IT-Anbieter mit einschalten, der die Einstellungen in wenigen Minuten umsetzen kann.
Dedizierte oder geteilte IP-Adresse zum Newsletter-Versand
Wir beschreiben diesen Abschnitt eher der Vollständigkeit halber, da es für die Meisten und gerade zu Beginn keine Rolle spielen sollte.
Bei Vielen Anbietern lässt sich eine dedizierte IP zum Newsletter Versand hinzubuchen. Dies ist jedoch vor allem für große Unternehmen relevant, die Mail-Autorität von einer gemeinsam genutzten Mail herauslösen wollen. Das kann Sinn machen, jedoch wird die Autorität der Domain in der Regel, der der IP-Adresse bevorzugt.
Was man auf keinen Fall machen sollte, ist den normalen E-Mail-Dienst, der oft nach dem Kauf der Domain mit angeboten wird, für den Versand von Newsletter Mails zu nutzen. Hierbei ist die Gefahr groß, dass der Hoster irgendwann den Mail-Dienst sperrt.
Einrichtung der MX-Einträge beim DNS / Domain Provider
Die MX Einträge im DNS einzutragen ist der erste Schritt in Richtung erfolgreiches Versenden und Zustellen von Emails.
Zur Verdeutlichung wie Emails versendet werden und wozu der MX-Eintrag dient: Jede versendete E-Mail wird von einem Server mit aktivem E-Mail-Dienst verschickt und gleichzeitig wird diese einer Domain zugewiesen. Bei kostenlosen Mailbox Anbietern wäre dies zum Beispiel die Domain @gmail.com; während professionelle E-Mail-Dienste auf die eigene Unternehmens-Domain gebunden werden. Dies Passiert in den Domain Name Service Einstellungen des Domain-Anbieters oder dort, wo die DNS-Einträge der Domain verwaltet werden, wenn dieser Dienst ausgelagert wurde.
Der Domain wird dann in der Regel ein Server zugewiesen, der für den regulären Versand der Mails (zugehörig der Domain) versendet. Somit ist der Versand der persönlichen Emailadressen geregelt. Alle Mails, die von anderen Servern unter dem Namen der Domain verschicken wollen, werden dann oft als ungültig ausgewiesen bzw. als Spam gekennzeichnet. Wie sich externe E-Mail-Dienste als die eigene Domain ausgeben dürfen erklären wir nachfolgend noch.
Einstellen von Verpflichtenden Alias Adressen zum Melden von Missbrauch
Es ist generell gute Praxis sich an Normen zu halten, wie das zur Verfügung stellen von Kontaktdaten zum Melden von Spam oder Missbräuchen. Wir empfehlen grundsätzlich diese Kontaktmöglichkeiten, welche quasi-Standard sind, bereitzuhalten, egal ob ein Newsletter-Anbieter diese voraussetzt und prüft, oder nicht. Sich durchgesetzt haben hier die Aliase: webmaster, postmaster, abuse, spam.
E-Mail-Authentifizierungsdienste als Grundlage zur Zustellbarkeit von E-Mails
Während im DNS die Zuständigkeit für den mit der Domain verbundenen Mailserver regelt, verschicken externe Newsletter-Systeme nicht über diesen Server, sondern über ihre eigenen.
Ohne entsprechende Berechtigung und Konfiguration senden dann Externe Server Mails, die sich als die von der eigenen Domain ausgeben. Dies wird ohne weitere Authentifizierung als Spam klassifiziert und ist seit Jahren ein Weg, über welchen tatsächlicher Spam und Phishing Mails versendet werden.
Aus diesem Grund wurden weitere Sicherheitsmechanismen eingeführt, die verhindern, dass einfache Arten von Betrügerischen Mails gleich ausgesondert werden. Entsprechend aber auch Newsletter-Mails, wenn bei der Konfiguration nicht auf die Authentifizierung geachtet wird.
Die Dienste SPF und DKIM bilden zusammen eine wirkungsvolle Basis, um Seitens der Betreiber von Mailservern (auf der Empfängerseite) Spam wirkungsvoll auszusortieren.
Hier geht’s zu unserer Detaillierten Beschreibungen zum technischen Setup con DKIM und SPF Einträgen, um die Zustellbarkeit von Mails zu erhöhen
DKIM
Eine dieser Sicherheitsmechanismen heißt DKIM (Domain Key Identified Mail). Dadurch kann sich ein E-Mail-Host mit eurer Domain authentifizieren. Das Ganze passiert über einen Key Austausch zwischen Newsletter-Anbieter und Domain Diensten. Die Authentifizierung wird dann jeder Mail im header-Bereich hinzugefügt, wodurch das empfangende Postfach diesen Authentifizierungsstatus prüfen kann.
Die DKIM Policy werden durch einen CNAME Eintrag im DNS geregelt. Die meisten modernen Newsletter-Anbieter sollten Routinen bereitstellen, durch die die Domain verknüpft werden kann oder zumindest mittels eines Setup Guide durch den Prozess führen, sowie die Richtigkeit der Einträge prüfen.
Der Manuelle Weg führt über die Eintragung einer Sub Domain unter Einbeziehung eines _domainkey hostnamens und den entsprechenden Variablen (die vom Anbieter bereitgestellt werden)
SPF
SPF steht für “Sender Policy Framework” und stellt ein weiteres Tool dar, um die Identität und Berechtigung eines Versenders zu prüfen.
Über die Implementierung der SPF werden explizit Server IPs und Hostnamen hinterlegt, die sich als die eigene Domain ausgeben dürfen. Alle anderen werden in der Regel sofort abgewiesen. Die Ausnahme davon wäre, wenn durch ein falsches Setup alle Domains zugelassen werden. Die meisten Hoster sollten diese aber heutzutage in der Konfiguration ausschließen und SPF als explizite Whitelist betrieben werden.
Das generelle Abweisen aller nicht zulässigen Hosts hilft bei der Abwehr von E-Mail-Spoofing, einer bekannten Technik zum Versenden von Spam.
Im Gegenzug heißt dies aber auch, sollte euer externe E-Mail-Host nicht gelistet sein, werden dessen Emails auch als Spam aussortiert.
E-Mail-Verschlüsselung über TSL
Mittlerweile sollte es Standard sein, dass Emails verschlüsselt übertragen werden. Gleichzeitig solltet ihr jedoch mal prüfen, ob das SSL Zertifikat eurer Domain auch alle Subdomains und Emails mit einbezieht.
Wie der eigene Ruf die Zustellbarkeit von Emails beeinflusst – Pflege und Management der E-Mail-Reputation
Nun sollte bereits klar geworden sein, dass es sich durchaus loht, gewissen Regeln zu folgen. Dies gilt für das technische Setup der E-Mail-Dienste, aber ebenso für den Inhalt, sowie Pflege der eigenen Listen.
Schlecht gemangte E-Mail-Kanäle führen auf lange Sicht oft zu schlechter Zustellbarkeit, viel Frust und unnötig hohen Kosten. Unachtsamkeiten können schnell Spam Reports nach sich ziehen und je nachdem wie groß die eigenen Listen sind, können die Auswirkungen gering bis enorm sein.
Das Sammeln so genannter Spam-Flags sollte daher von Beginn an vermieden werden.
Prüfen der Reputation der eigenen Domain / eigenen E-Mail Servers
Gute Anbieter von Newsletter-Systemen kommen mit eigenen Tools, die Rückschlüsse auf die Reputation zulassen und Verbesserungsvorschläge unterbreiten. Wenn diese Tools nicht von Haus aus an Bord sind, sollten mehr oder weniger regelmäßige Checks jedoch nicht vernachlässigt werden.
Auf Plattformen wie mxtoolbox oder spamhouse lässt sich die eigene Reputation einfach prüfen und einsehen, ob es für Domain oder E-Mail-Server aktive Spam-Warnungen gibt, oder man auf einer der Spam Verzeichnisse gelistet ist.
Saubere E-Mail-Verteiler-Listen – E-Mail-Listen kaufen?
Der Aufbau einer E-Mail-Liste ist ein essenzieller Schritt beim Aufbau von Marketingkampagnen. Das Kaufen von Kontaktdaten scheint eine nette und vor Allem effiziente Alternative zum eigenen, mühsamen Aufbau von Listen darzustellen. Jedoch birgt das Einkaufen solcher Datenbanken die Gefahr, dass man nicht abschätzen kann, wie das Interesse der darauf gelisteten Personen ausfällt und nach den aktuellen DSGVO Verordnungen fehlt zu eingekauften Kontaktdaten auch die Abgegebene Bestätigung Marketing E-Mails empfangen zu wollen. Demnach können wir nur davon abraten und kreative, rechtssichere Maßnahmen zum Sammeln von Kontakten zu implementieren.
Die Beste Herangehensweise ist, Newsletter nur an Kontakte zu versenden, die berechtigtes Interesse gezeigt und dieses auch (durch ein double opt-in) bestätigt haben.
Allein nur an echte Interessenten zu versenden, führt dazu, dass weniger Empfänger die Unsubscribe Funktion nutzen oder die Nachricht als Spam melden.
Einfache Möglichkeiten zum Managen der Listenzugehörigkeit anbieten
Einer von vielen Gründen, warum Mails als Spam gemeldet werden, ist ein sich Einstellen einer gewissen Müdigkeit auf Empfängerseite oder sich einstellender Frust wegen der Vielzahl an E-Mails, die täglich im Postfach landen. Oftmals tragen sich Nutzer aus anfänglicher Neugierde in einen E-Mail-Verteiler ein und verlieren dann das Interesse. Die Leser bei der Stange zu halten ist sowieso die große Kunst des E-Mail-Marketings. Hier hilft nicht nur eine klare Segmentierung der Listen und Inhalte, sondern auch einfache Möglichkeiten für Empfänger ihre Zugehörigkeit zu listen managen zu können. Ein einfach zu findender Unsubscribe Link trägt auch schon stark dazu bei, die Zahl an Spam Meldungen zu reduzieren. Besser noch ist es, wenn User die Zugehörigkeit zu Listen oder die Frequenz, in der sie Mails erhalten, selbst nachträglich ändern können.
Mail-Versand innerhalb eines gesicherten rechtlichen Rahmens / Doppeltes Opt-In
Newsletter-Marketing im Jahr 2022 ist sicherlich nicht mehr dasselbe wie in der Vergangenheit, vieles hat sich geändert und mittlerweile gibt es diverse rechtliche Rahmenbedingungen, die es einzuhalten gibt. An dieser Stelle sei erwähnt, dass wir keine Rechtsberatung erteilen, jedoch gibt es ein paar Best-Practices, die sich bewährt haben und mittlerweile quasi Standard geworden sind.
Dabei spielt es fast keine Rolle mehr, ob sich ein Unternehmen innerhalb oder außerhalb der EU befindet; sobald sich die Zielgruppe sich in Ländern mit strikten Datenschutz Bestimmungen befindet, lohnt es sich, diese Kommunikationsstandards zu implementieren. Dazu gehört es, eine ausführliche Datenschutzrichtline bereitzustellen, Richtlinien über Tracking, Datensammeln und vor allem das Weiterleiten von Daten zu regeln, oder diese ggfs. auch auszuschließen, wenn Nutzer dies nicht möchten.
Eine der einfachsten und sehr wichtigen Maßnahmen in Bezug auf Newsletter-Versand ist es eine so genannte “double-opt-in Strategie” zu implementieren. Dabei signalisieren User nicht nur durch das Hinterlassen ihrer Kontaktdaten ihr berechtigtes Interesse, sondern bestätigen dieses zusätzlich. Gleichzeitig reduziert das auch die Bounce-Rate, da hierdurch sichergestellt wird, dass es sich um valide Postfächer handelt. Langfristig gesehen hat dies positive Auswirkungen auf den Zustellbarkeits-Index.
Drosseln der Mail-Zustellung, um Soft-Bouncing zu verhindern
Die meisten Versandanbieter für Mail oder Betreiber von Mailservern setzen ein stündliches Limit für ausgehende Mails. Einerseits wird so eine Überlastung der Server vermieden und gleichzeitig dient dies zum Schutz gegen Missbrauch, wenn Hacker ein Postfach übernehmen und Massen-Spam darüber verschicken wollen.
Basierend auf diesem Faktor, ist es nicht empfehlenswert, diese Grenze beim Newsletter Versand zu überschreiten. Zum einen kann eine zeitliche Sperre des Accounts daraus resultieren (bei self-hosted Lösungen oder nutzen einfacher Mailservern), andererseits erzeugt das Überschreiten des Sendelimits ein so genanntes “soft-bounce” für Kontakte, die wegen des Limits keine E-Mail zugestellt bekommen, aber in der ursprünglichen Empfängerliste auftauchten. Diesen Kontakten muss dann die Mail erneut zugestellt werden, was sich meist nur über weitere Automatisierungen lösen lässt und händisch, wegen des hohen Aufwands, unpraktikabel wäre.
Versendet man Newsletter Kampagnen in hoher Schlagzahl, ist der Faktor der Sendelimits besonders wichtig zu beachten. Kontakte, die bereits als soft-bounce markiert sind, müssen den Status in der Regel durch erfolgreiche Zustellung aufheben, bei, versenden an gleiche Listen und regelmäßigem Überschreiten der Sendelimits führt dies dann aber dazu, dass eine Vielzahl an potenziellen Empfängern gar keine Mails mehr erhalten und sich ihr Bounce-Status nicht wieder zurücksetzt.
Zustellung und Zustellbarkeit regelmäßig monitoren und aktive Account-Pflege
Das Monitoren der Zustellbarkeit stellt keine angenehme, jedoch essenzielle Aufgabe dar und lohnt sich auf lange Sicht. Hier einige Tipps zur regelmäßigen Pflege und sicherstellen, dass Mail-Kampagnen möglichst nur an die richtige Empfänger-Zielgruppen versendet werden:
- Regelmäßiges Monitoren von hard- & soft-Bounced Kontakten (wir empfehlen spätestens jedes Quartal routinemäßig Maßnahmen zur Säuberung von hard-bounced Kontakten)
- Verfügbare Tools nutzen, welche prüfen, ob Empfänger auch valide und aktive Postfächer angegeben haben.
- Regelmäßiges Säubern der Kontaktlisten!
Es ist empfehlenswert nur an aktive Kontakte zu versenden. Demnach sollten regelmäßig Kontakte auf ihren Interessenten-Status geprüft werden. Plattformen wie HubSpot ermöglichen die Einteilung in aktive/inaktive Marketingkontakte, die CRM-Daten zum Kontakt können so aufbewahrt werden ohne, dass der Kontakt zum Quota zählt, will dieser keine Newsletter mehr empfangen.
Newsletter Design und Inhalte – Versand von Emails mit Impact, die auch geöffnet werden
Als letzten Teil dieses Guides wollen wir uns Strategien zu Inhalten von Newslettern widmen. Betreffzeile, Text und Design der Mails sind ausschlaggebend, ob Emails geöffnet werden und ob das Interesse von Empfängern langfristig Bestand haben kann. Mehr geöffnete Emails und Leser, die sich angesprochen fühlen, wirkt sich zudem positiv auf Zustellbarkeit von Newslettern aus.
Auswahl der richtigen Betreffzeile – Interesse beim Potenziellen Leser wecken
Wir alle wissen wie überladen unsere Postfächer sind. Die Konkurrenz nach Aufmerksamkeit ist hoch und so entscheidet die Betreffzeile darüber ob Empfänger den Inhalt der Mail überhaupt als lesenswert einschätzen. Vergleichbar ist dies zur Vorgehensweise, wie Kaufentscheidungen über Bücher und Magazine getroffen werden; hierbei sind Titel und Cover-Art oft der Trigger zum Kauf.
Der Betreff hat Einfluss auf die Entscheidung “Lesen oder Papierkorb”
Beim Formulieren der Betreffzeile zählt der erste Eindruck; dieser sollte überwiegend positiv sein und beim Leser das Interesse wecken, mehr erfahren zu wollen. Dabei sollte man stets die Interessen, Gewohnheiten und Trigger der Zielgruppe(n) im Blick halten.
Personalisieren von E-Mails
Beim Verfassen von Mails hinterlassen personalisierte Inhalte immer einen guten Eindruck. Niemand mag es Mails zu lesen, die gleichermaßen an eine Liste verschickt werden, da Menschen gerne mehr als nur Eine(r) unter Vielen sein wollen.
Die Meisten Newsletter-Plattformen bieten Möglichkeiten Inhalte zu personalisieren. Dies kann sowohl in der Betreffzeile als auch anderweitig im Textkörper geschehen. Die einfachsten Methoden beginnen mit der persönlichen Ansprache unter Verwendung von Namen der Empfänger, bis hin zu variablen Inhalten, die Interessenbasiert ausgespielt werden können.
Richtig gute und persönliche Inhalte schreiben – Bitte keine nervigen Sales Mails als Newsletter verschicken
Sind die ersten Hürden genommen und die E-Mail wird geöffnet, muss auch der Inhalt überzeugen können. Beim Erstellen von Inhalt empfehlen wir eine ähnliche Herangehensweise, wie beim Erarbeiten einer Betreffzeile. Wir erachten es als wichtig, hier stets normale Texte zu schreiben und keine bis so wenig wie möglich power-Phrasen zu nutzen, die Die Betreiber von Mail-Diensten als Verkaufs oder gar Spam-Mail deklarieren können.
Gleichzeitig gilt zu beachten, dass jede verpasste Chance unnötige Zeit für den Leser und verschwendeten Aufwand bedeutet. Mails sollten immer kurz und prägnant sein, während der Leser direkt verstehen soll um was es geht. Außerdem ist es wichtig, die mit der Betreffzeile geschürten Erwartungen auch zu erfüllen.
Relevante Inhalte verschicken – Durch Automatisierung Userspezifische Inhalte versenden
Der Erfolg einer E-Mail-Kampagne ist direkt verknüpft daran, wie relevant deren Inhalt für die potenziellen Leser ist. Hier können Techniken wie Segmentierung von Listen helfen, Inhalte gezielt und passgenau auf die Interessen der Empfänger abzustimmen. Je besser die Inhalte auf die Verhaltensweisen und Interessen (user-signals) angepasst werden, je höher die Wahrscheinlichkeit, nicht nur die Aufmerksamkeit der Leser zu erlangen, sondern auch echte Interaktion zu erzielen.
Newsletter Design und Mobil-Freundlichkeit – Was gibt es zu beachten?
Je nach Zielgruppe weiß man heute, dass mehr als 50% aller Mails erst einmal auf einem Mobilgerät geöffnet werden. Daher sollte beim Design (wie bei Webseiten) ein “mobile first” Ansatz gewählt werden. Nicht optimierte E-Mails führen zu Frustration, weniger Engagement und einer größeren Chance, als Spam gemeldet zu werden.
Branding ist wichtig, auf Ihrer Website und in Ihren E-Mails gleichermaßen. Wenn Ihre Kampagne nicht nur rein aus Text besteht, was seinen Platz und Berechtigung haben kann, möchten wir Sie ermutigen, Ihre E-Mails nach den Designrichtlinien zu gestalten, die Sie möglicherweise für Ihre Website und andere Marketingmaterialien haben. Wenn Sie keine solchen Designrichtlinien festgelegt haben, empfehlen wir Ihnen dringend, in die Erstellung einer Richtlinie zu investieren. Design Guidelines oder ein Style Guide hilft dabei, Sie durch die Designentscheidungen zu führen, die in verschiedenen Kanälen und Medien verwendet werden. Je sauberer und konsistenter Ihr Design ist, desto besser und wiedererkennbarer wird Ihre Marke.