Nicht erst seit dem Beginn von COVID-19 arbeiten wir digital. Jedoch hat gerade die Zeit um Quarantäne und Selbst-Isolation dem digitalen Arbeiten einen enormen Schub verpasst, was sich in der Verbreitung gewisser Software und Tools zum digitalen Zusammenarbeiten widerspiegeln. Der Einsatz der richtigen Tools kann nicht nur die soziale Komponente, als gleich auch die Effizienz steigern.
Dies nehmen wir uns zum Anlass, unsere favorisierten Tools für Business-Effizienz, Kommunikation und Projektmanagement zu teilen. Außerdem gehen wir auf ein paar Tools ein, die nicht essenziell sind, aber unser Leben in wesentlicher Weise einfacher gemacht haben und nicht direkt in diese Bereiche fallen.
Eine Sache vorab noch: Natürlich beruht diese Liste auf unseren Erfahrungen mit Software und ist klar subjektiv beeinflusst durch unsere Unternehmens-Entscheidungen. Demzufolge kann es sein, dass für Dich eine andere Auswahl die bessere ist und wir versuchen dem gerecht zu werden, indem wir stets Alternativen erwähnen. Wir hoffen allerdings, dass der ein oder andere Fund für dich dabei ist, der zukünftig auch deine Tätigkeiten positiv zu beeinflussen vermag.
Tools für Project Management, Team Kommunikation, Tools zur Zusammenarbeit
Microsoft 365 / MS Teams / SharePoint / Outlook
Die Business Anwendungen von Microsoft (Office) 365 bilden mittlerweile einen Hauptpfeiler in unserem Unternehmen. Ein Teil davon ist natürlich die Office Suite, aber weitet sich noch auf andere Produkte wie die Authentifizierungsschnittstellen, Exchange Server, Azure Active Directory aus. In einem folgenden Abschnitt gehen wir darauf gezielter ein.
Die Grundlage unserer E-Mail-Kommunikation bildet der MS Exchange dienst und die Outlook Anwendung als E-Mail-Client auf Desktop und für Mobilgeräte.
Der Dienst fügt sich nahtlos in andere Dienste ein. So nutzen wir nicht nur user-basierte Kalender, Notizen und E-Mail-Postfächer, sondern auch basierend auf Office365 Gruppen, die Bestandteil der AzureAD sind.
SharePoint wird von uns auch in gewisser Weise genutzt um Daten und Informationen zentralisiert bereitzustellen. Wichtig für uns war hier die zentrale Rechtevergabe, die auch über die AD getätigt werden kann.
Die Zentrale Anwendung für Kommunikation ist bei uns MS Teams geworden. Intern kommunizieren wir in Teams, anstatt via E-Mail. Dies macht es viel einfacher Themen- und Projektbasiert zu kommunizieren. Außerdem lassen sich diverse andere Dienste in MS Teams integrieren, wodurch die meisten Prozesse und Aufgaben geschehen können ohne MS Teams zu verlassen
Hier eine Auswahl an Features für die Wir MS Teams / MS 365 nutzen:
- Organisieren von Kommunikation und Daten in Teams und Team Kanäle
- Verwalten von internem und externem Zugang zu Daten, Projekten und Kommunikation
- Livezusammenarbeit an Office Dokumenten
- Team Meetings, Team Kalender, Team Mailboxen
- SharePoint Listen (wir nutzen diese z.B. für Inventarisierung oder Planung von Inhalten)
- MS Planner (Projektmanagement Komponente von Office 365)
- Zeiterfassung, Schicht-Planung über Microsoft Shifts
- Versions-Historie von Dateien und Dokumenten (auch ist es möglich Dokumente Aus- und einzuchecken. So sehen Nutzer, wie aktuell Dokumente sind und ob wichtige Überarbeitungen gerade getätigt werden)
- Automatischer Abgleich von Meeting Notizen und Bereitstellung in Teams/Kanälen
- Absegnungs-Workflows (Approvals)
- Integration mit Adobe Sign und DocuSign in SharePoint/Teams (Dokumente können direkt vom Sales Team nach Vorgabe abgelegt werden und von dort zur Unterschrift versendet werden, alles, ohne auf die entsprechenden Plattformen zu wechseln, Dokumente mehrfach hochzuladen oder zu kopieren.)
- SIP Telefonie (Teams hat die Möglichkeit mit dem MS PBX Telefonsystem erweitert zu werden)
Alternativen zu Microsoft 365 / Office 365 / SharePoint / Microsoft Teams
- Asana (Projekt/Task-Management)
- Slack (Team Kommunikation und interne Meetings)
- Chanty (Team Kommunikation)
- Zoho Projects (Projektmanagement)
- Zoom (Video-Konferenzen)
- Everhour (Zeiterfassung)
- Toggl (Zeiterfassung)
- Harvest (Zeiterfassung)
- Trello (Projektmanagement)
- Monday (Projekt-/Task-Management
Apps für Notizen und Wissens-Management
Microsoft OneNote / Sticky Notes
Eine in das SCRUM System passende Idee ist das flexible Festhalten und Ordnen von Ideen und Notizen.
Zum Beispiel nutzen wir die Windows Stucky Notes App zum Festhalten von bezuglosen Notizen, die wir später ordnen. Die Synchronisation zu anderen Microsoft 365 Diensten macht es einfach die Notizen wiederzufinden und bei Bedarf zu verschlagworten, in Notizbücher einzuordnen etc.
Hier hilft gerade die starke Verzahnung und Integration der Sticky Notes in Die OneNote App. Alle Sticky Notes können direkt von dort eingesehen und genutzt werden. Zusätzlich haben Web-Apps wie Outlook mittlerweile die Möglichkeit die Notizen in einer Seitenleiste einzublenden. So fügt sich das Festhalten von Notizen in zahlreiche Workflows und Prozesse ein.
Zusätzlich nutzen wir OneNote als unsere Wissensdatenbank. So haben unsere IT und unser Customer Success Teams ihre eigenen, zentral abgelegten Notizbücher, die sie eigenständig verwalten, kategorisieren und pflegen können. Gerade im Support von Kunden eignet sich eine zentralisierte Lösung, damit wichtige Informationen schnell vom zuständigen Personal gefunden werden und Kunden geholfen werden kann.
Um dies auch sicherzustellen, gibt es eine Richtlinie, möglichst alle „Probleme“ und Vorgehensweisen schriftlich festzuhalten. Für den Fall widerauftretender Ereignisse ist die Problemlösung idealerweise schnell auffindbar und schneller abzuarbeiten. Die gespeicherten Informationen sind aber vor allem nicht mehr Personalabhängig, was ein Unternehmen weniger Abhängig von Personen auf spezifischen Personen macht. Uns ist es wichtig, die Entwicklung von Personal zu fördern und so ist nicht davon auszugehen, dass Personal und ihr Wissen ewig an eine Position gebunden ist.
Eine zentrale Datenbank oder Zentrale Notizen helfen auch dabei neues Personal zu schulen und schneller zu integrieren.
Alternativen zu OneNote / Sticky Notes
- Evernote
- Notion
- Apple Notes
- Google Keep
Task Management Apps
Microsoft To-Do
Im Microsoft Ökosystem gibt es zahlreiche Schnittstellen, um Tasks zu erstellen und zu Pflegen. Seit einiger Zeit legen wir jedoch jedem nage, sich die Microsoft To-Do App anzuschauen. Die App gibt es unabhängig von einer Business-Subscription im App Store für Windows und Stores für Mobilgeräte auf iOS und Android. Der große Vorteil der To-Do app ist aus unserer Sicht das zusammenfügen von persönlichen Tasklisten, gekennzeichneten E-Mails aus dem Postfach, Tasks aus Outlook, MS Teams, MS Planner, MS Project for the web, und weiteren Diensten. Ein Suchen von Aufgaben an verschiedenen Stellen entfällt somit.
Das Feature der To-Do App, das wir am meisten mögen ist die „My Day“ oder „Mein Tag“ Sektion. In dieser Sektion kann jeder Anwender seine eigene Tagesliste erstellen. Microsoft zieht aus allen integrierten Quellen Empfehlungen für die Tagesliste und tut dies abhängig von den hinterlegten Fälligkeiten und Dringlichkeiten. Das tolle an der My-Day Liste ist, dass sie sich jeden Tag zurücksetzt und Anwender sich immer auf neue mit den ihnen zugewiesenen Tasks auseinandersetzen und ihre Liste zusammenstellen müssen. Dieser Workflow hilft enorm bei der Entscheidung welche Aufgaben für den Tag priorisiert werden sollen und gleichzeitig auch nicht von einer Vielzahl an Tasks erschlagen und überfordert zu werden.
Alternatives to Microsoft To-Do
- Todoist
- Wunderlist
- Any.Do
- Trello
CRM – Customer Relationship Management Software
Nicht zuletzt die Vielzahl an staatlichen Digitalisierungsprogrammen hat uns vor Augen geführt, wie viele kleine und mittelständische Unternehmen noch Nachholbedarf in Sachen Digitalisierung haben. Manche benutzen immer noch zu viele Excel Tabellen und Word Dokumente ohne Verknüpfung zu Kunden oder anderen Prozess-Schnittstellen.
Heute gibt es zahlreiche Software-entwicklungen, die den Weg von Excel Listen und alten ERP Systemen erleichtern und neue, zentrale Unternehmensschnittstellen in Form von Kooperativen CRM-Systemen geschaffen worden sind. Auch ist diese Entwicklung einhergehend mit einem Umdenken, was die Zentralen Dienste eines Unternehmens sind, die am meisten von einer Vernetzung und ungehindertem Datenfluss sind. Wir regen an so zu denken, dass alle Abteilungen, die starke Kundenkommunikation betreiben und mit der Leistungserbringung sowie Kundensupport betreut sind, die zentralste Rolle für den Kunden und das Unternehmen in gleichem Maße darstellen.
Modernes CRM meint häufig die Verknüpfung von Marketing, Vertrieb und Kundensupport und moderne CRM-Systeme ermöglichen das Aufzeichnen, managen und lückenlosen Übergang von Kommunikation in diesen drei Bereichen. Die Zusammenarbeit dieser klassisch getrennt operierenden Abteilungen wird so angeregt, was jeder Abteilung einen Mehrwert bietet.
HubSpot CRM (operatives CRM – Marketing, Sales und Support)
Unser Favorit in Sachen CRM ist ganz klar das HubSpot CRM. Im Kern bietet HubSpot sogar das CRM kostenlos, worauf die einzelnen „Hubs“ als zusätzliche Dienste aufbaue. Das heißt, einfache CRM-Funktionen, wie die Verwaltung von Firmenkontakten und Dokumentation des Schriftverkehrs, gibt es für umme, während man bei anderen Anbietern als Klein- und Kleinstunternehmen eine wesentlich größere Hürde nehmen muss. Der Vorteil des Mitwachsens liegt klar auf der Hand.
Allgemein beginnt eine Customer-Journey mit Kontakt über Marketingkanäle oder Marketingmaterial. Das HubSpot Marketing Hub ermöglicht das Sammeln und Zusammenführen aller User Interaktionen aus einer Vielzahl an Kanälen. Diese Informationen können dann dynamisch genutzt werden, um eine Segmentierung oder Vorqualifizierung vorzunehmen. Diese Möglichkeiten in zusammengeführter Form geht weit über die Möglichkeiten der einzelnen Marketingplattformen wie Google oder Facebook und über übliche CRM-Funktionen hinaus. So setzt ein ganzes Softwarepaket für Marketingautomatisierung auf dem Fundament des CRMs auf.
Auch im Vertrieb haben Vertriebsmitarbeiter Zugriff auf alle Trigger und Interaktionen, die einzelne User oder Firmen getätigt haben. Diese Informationen können dann genutzt werden um die Vertriebsstrategie gezielt auf ein Prospect auszurichten und erleichtert die Einordnung einzelner Buyer Personas.
Das gleiche gilt für Support Teams, wenn es reibungslose und automatisierte Übergabe von Accounts vom Vertrieb and die ausführenden Bereiche im Unternehmen gibt. Dadurch, dass auch alle Support Interaktionen im CRM erfasst werden ist sehr einfach eine nachträgliche Auswertung von Langzeit-Rentabilität einzelner Kunden möglich.
Wir glauben, wer erst einmal die Vorzüge eines modernen CRM-Systems wie HubSpot erfahren hat, möchte sich ungern an die Zeiten davor zurückerinnern.
Alternativen zu HubSpot CRM
- Zoho CRM
- Pipedrive
- Salesforce
- Microsoft Dynamics
- Nimble
- Monday
- Centralstation CRM (Deutscher Anbieter)
- Sugar CRM (Open Source aber evtl. kostenpflichtig)
Zugriffsmanagement und Authentifizierung
Wenn dein Business mehr als nur eine Ein-Mann-Show ist oder sich davon weg entwickeln möchte, wird früher oder später die Entscheidung anstehen wie sich User authentifizieren und wie Zugriffe auf Ressourcen gesteuert werden. Zugriffsmanagement umfasst mit dem Managen von Logins/Passwörtern, Lizenzen für Betriebssysteme und Anwendungen, aber auch Zugriffsberechtigungen auf Interne Daten und Kommunikationskanäle. IT-Abteilungen erfreuen sich hier an möglichst zentralisierten Lösungen die, wenn auch komplex sein können, übersichtlicher zu Managen sind, wenn das Unternehmen wächst.
Benutzerauthentifizierung über Azure Active Directory
Mittlerweile wirst du gemerkt haben, dass wir sehr mit dem Microsoft Ökosystem an Apps und Diensten verbunden sind. So nutzen wir Microsoft Azure Active Directory als unser Authentifizierungssystem. Natürlich werden dort die Software-Lizenzen von Office 365 gemanaged, allerdings auch Zugriff auf Storage Pools, SharePoint Sites, Teams und Team-Kanäle, etc. Der Vorteil der AzureAD ist, dass alle Anwenderdaten in die Cloud gespeichert und synchronisiert werden, so sind Transfer und Synchronisation ein Kinderspiel. Falls ihr noch eine klassische AD auf euren Servern betreibt, dann lässt sich die lokale AD mittlerweile sehr einfach mit einer AzureAD verbinden und beide als eine Hybrid-Lösung betreiben.
Über die AD können zum Beispiel auch Single-Sign-Ons (SSO) für Anwender bereitgestellt werden, office-Addons verwaltet werden und und und.
Eine nicht zu vernachlässigende Komponente eines Authentifizierungssystems sind E-Mails (Accounts und Transfer). Microsoft Exchange ist sehr stark mit der AzureAD verzahnt, was ein großer Vorteil in Sachen Sicherheit und Compliance darstellt.
Passwort Management
Wenn dein Unternehmen nicht ausschließlich SSO nutzt, dann muss man darüber nachdenken, wie Passwörter für Anwender bereitgestellt werden können, wo diese abgelegt sind und wie Richtlinien verwaltet werden können. Ein guter Passwort-Manager kann hier Abhilfe schaffen und zentralisiert Passwörter und Zugänge gemanaged werden.
LastPass Passwort Manager
In unserer Firma haben wir uns aktuell für die Lösung von LastPass entschieden. Darin hat jeder User seinen eigenen, abgesicherten Passwortspeicher, den auch auf Administrationsebene niemand einsehen kann. Nutzer können diesen Bereich auch für ihre Privaten Passwörter, Vertrauliche Notizen oder Bezahlinformationen nutzen. Privat ist das vor allem interessant um Bankverbindungsdaten, Kreditkarteninformationen bis hin zu Mitgliedsinfos zu hinterlegen (auch möglich wo Barcode Scannen für Zugangsberechtigung vor Ort genutzt wird).
Mit LastPass haben wir eine zentrale Lösung in der nicht nur Passwörter, sondern auch all unsere Lizenzschlüssel verwaltet werden. Auch können wir gewisse Zugangsdaten ganzen Usergruppen zur Verfügung stellen, dies ist hilfreich, wenn wir einen zentralen Account haben, über die sich alle User einloggen sollen. In kleineren Firmen kommt so etwas sicher oft vor, wenn Lizenzen für Softwareprodukte per User abgerechnet werden und nur eine Lizenz für mehrere User vorliegt, um Kosten zu sparen.
Um Zugriff auf die Logins zu bekommen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Einerseits gibt es eine Desktop App und Andererseits gibt es Browser-Plugins für alle gängigen, modernen Browser. Zusätzlich gibt es mobile Apps für iOS und Android die auch biometrische Bestätigung ermöglichen und so eine sehr schnelle und sichere Nutzung bieten.
Hier noch ein paar Features, die uns extrem wichtig sind bei einem Passwort-Manager:
- Passwort Richtlinien festlegen (User-basiert und Gruppen-basiert)
- Einfaches Erstellen von sicheren Passwörtern on-the-fly
- Hinweis bei Mehrfachnutzung von demselben Passwort
- Automatische Erinnerung an regelmäßiges Ändern gewählter Passwörter
- Monitoring von Dark-Web und potenziellen Sicherheitslücken oder Angriffen auf Firmen
Alternativen zu LastPass
- 1Password
- Roboform
- Dashlane
Windows Power Toys (Windows-Only)
Windows Power Toys ist eine Erweiterung zu Windows (10), über die wir uns täglich wundern, warum sie nicht schon längst Bestandteil von Windows geworden ist. Offiziell ist die App noch in der public Beta. Der Namensabschnitt „Toys“ ist auch etwas widersprüchlich gewählt, da die Tools fernab von Spielereien darstellen und eine echte Produktivitätsbereicherung für Power-User sind.
Aus unserem Alltag sind die Tools nicht mehr wegzudenken. Hier eine Liste der Tools, die wir ständig nutzen:
- Shortcut Guide (beim Gedrückt halten der WIN Taste erscheint ein Overlay mit nützlichen Shortcuts für Windows. So wird jeder schnell zum Power-User!)
- Power Toys Run (blendet per User-definiertem Shortcut eine Suchleiste ein, die ähnlich zu iOS eine einfache Möglichkeit bietet Apps zu suchen oder zu starten, Dokumente zu finden oder eine Internetseite aufzurufen, ohne die Hände von der Tastatur nehmen zu müssen)
- Color Picker (einfach einen Farbwähler aufrufen, ohne im Browser zu den Developer Tools zu wechseln, eine Browser-Erweiterung zu installieren oder einen Screenshot in Photoshop importieren zu müssen.)
- Fancy Zones (Eine Erweiterung für das in Windows vorhandene Fenster-Management. User können pro Monitor verschiedene Bildschirmaufteilungen zuweisen und Fenster sehr einfach in diese Zonen andocken.)
- Image Resizer (Verschiedene Bildformate vordefinieren und aus dem Browser per rechtsklick schnell Bilder in verschiedenen Größen speichern.
- Power Rename (Batch Renaming für Dateien. Verfügbar vom File Explorer und auch aus der Shell)
- Keyboard Manager (Jede Taste oder Befehl kann hier ein neues Mapping erhalten, ohne auf Software oder Treiber zurückgreifen zu müssen. Es ist auch möglich Macros zu hinterlegen.
Unsere Browser Favorit für 2021 – Microsoft Edge (basierend auf Chromium)
Wenn man bedenkt, wie viele Anwendungen heute nur noch als Web-App laufen, ist es nahezu unmöglich geworden, ohne einen Browser zu arbeiten; er ist geradezu ein fester Bestandteil eines jeden Desktop-Arbeitsplatzes.
Aus unserer Sicht gibt es nur bedingt einen klaren Favoriten: Grundsätzlich befürworten wir alle Browser basierend auf Chromium. Mit Google Chrome hadern wir jedoch etwas und sehen andere Browser, die im Unternehmensumfeld ein paar nette Vorzüge aufzuweisen haben.
In Sachen Browser haben wir allerdings auch eine absolute Nicht-Empfehlung: diese lautet Safari!
Unter allen Browsern ist dieser der Rückständigste und hat die meisten Darstellungsfehler oder Probleme beim Laden oder Bereitstellen des vollen Funktionsumfangs von Web-Apps.
Google Chrome hat in der Summe zwar die größte User-base, allerdings tendieren wir im Unternehmensumfeld immer und immer mehr zur Nutzung von Microsoft Edge. Dieser Browser basiert auch auf der Open-Source Code-Basis von Chromium, kommt allerdings mit einigen Ergänzungen, die von uns einen Daumen-Hoch bekommen, nicht zuletzt wegen den Zahlreichen Erweiterungen, die installiert werden können.
Hier ein paar Features, die wir a an dem Browser Microsoft Edge mögen:
- Collections (User können mehrere Seiten in Kollektionen Speichern, diese können nach Bedarf alle gleichzeitig geöffnet werden. Diese Funktion kann bei Präsentationen oder gewissen Workflows enorm Zeit sparen und schont Ressourcen.)
- Erweiterbarkeit durch Add-Ons (da der Browser auf Chromium aufbaut, können auch Add-Ons aus dem Chrome Web Store installiert werden.
- Synchronisieren von Favoriten, offenen und geschlossenen Tabs, Browser Historie und der genutzten Erweiterungen. Alles basierend auf AzureAD Nutzerprofilen und Sicherheitsrichtlinien.
- Smart Copy (ermöglicht es eine Feld-Auswahl aufzuziehen, um Elemente zu ziehen und den Inhalt automatisch über OCR auszuwählen und in die Zwischenablage zu kopieren.
- Suche in einer Seitenleiste. Ohne, dass ein neuer Tab aufgemacht und der aktuelle Seiteninhalt aus dem Auge verloren wird, kann man bequem in einer schmalen Seitenleiste die Bing-Suche durchführen.
- Seiten als Apps installieren. (Manche Webseiten können als App installiert werden, somit entfällt updaten oder installieren über den App-Store. Die Unterstützung, was als App installiert werden kann wird sich wohl noch stark ausweiten.
- Immersive Reader und Vorlese-Funktion
- Lösen von mathematischen Gleichungen, sowie bereitstellen aller möglichen Lösungswege
- Browser Task-Manager (Aufrufbar über Shift + Esc, bei aktivem Browserfenster)
Unsere Lieblings-Browsererweiterungen
Da wir vorangehend die Stärken von Browsern auf Chromium-Basis dargestellt haben, schließen wir unsere Liste an Empfehlungen mit Add-Ons mit Erweiterungen ab, die auch mit Chromium kompatibel sind. Die Erwähnten Erweiterungen erleichtern täglich unser Arbeitsleben und wir hoffen, dass für jeden etwas Nützliches dabei ist.
LastPass
Wir haben LastPass zuvor als Passwortmanager vorgestellt. Die Browser-Erweiterung macht das Einloggen auf Internetseiten noch einfacher.
Dark Reader
Die Dark Reader ist eine Erweiterung, die uns erst neulich aufgefallen ist. Grundsätzlich lieben wir Dark-Mode und hätten einen gerne in jeder App und auf jeder Webseite. Allerdings sind Webseiten in dieser Hinsicht immer noch etwas rückständig, unter anderem, da es einen enormen Mehraufwand beim Design und der Entwicklung der Webseite bedeutet.
Dark Reader springt hier ein und ermöglicht einen Dark Mode auf Webseiten. Dieser Ansatz ist nichts Neues, allerdings ist es erstaunlich, wie gut die Umsetzung von Dark Reader ist.
Microsoft Editor – Rechtschreib- und Grammatik-Korrektur
Viele, die regelmäßig Inhalte Produzieren oder aber auch eine Rechtschreibschwäche haben, kennen sicherlich, wenn sie auf Englisch schreiben, Grammarly. Grammarly ist eine kostenpflichtige Erweiterung, die allerdings nur auf Englisch funktioniert.
Mit der Microsoft Editor Erweiterung bietet Microsoft ein kostenloses Tool zur Reichschreibkorrektur im Browser. Das Beste ist: es können mehrere Sprachen ausgewählt werden, die korrigiert werden sollen und man muss nicht zwischen diesen hin und her wechseln. Das Erkennen basiert Kontext-basiert!
Zusätzlich gibt es Optionen für zeigen von Synonymen, Klarheit, Konsistenz beim Schreiben von längeren Texten, Geopolitische Sensivitätseinstellungen, …
Ad-Block Plus
Wir glauben niemand möchte mit Werbung zugemüllt werden und gerade beim Arbeiten auch nicht davon abgelenkt werden. AdBlock Plus ist eine zuverlässige Erweiterung, die vielen Werbeanzeigen und Banner-Ads einen Riegel vorschiebt.
BuiltWith Technologie Checker
Der BuiltWith Technologie Checker erlaubt es schnell eine URL zu untersuchen und herauszufinden, welcher Technology-Stack verwendet wird oder in der Vergangenheit genutzt wurde.
Als Unternehmen mit starkem Fokus auf Beratung für Web und Software-Lösungen gibt uns dieses Tool hilfreiche Informationen, um in Gespräche mit Kunden einzusteigen.
